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Creare una riunione con Google Meet: non solo link, codici, Nickname ma anche Classroom e GMail

Oggi parliamo di un argomento molto interessante, come creare una riunione con Meet, vi dico subito che ci sono diverse varianti per creare una videolezione, vedremo insieme e nel dettaglio tutti i casi possibili.

Indice

Creare una riunione di Google Meet

Creare una riunione con Meet

Come anticipato, oggi, cercherò di fare chiarezza sulle diverse modalità per creare una videolezione con Google Meet, le varianti sono diverse, possiamo creare una stanza di Meet con Google Calendar, da Google Classroom, direttamente da Meet attraverso Codici, URL e Nickname. Ma da poco è possibile anche creare una video lezione direttamente da Gmail.

In base a come creeremo la room questa avrà caratteristiche diverse, alcune di queste possono essere riutilizzate, altre no. Chi è il proprietario della stanza? Varia a secondo della modalità di creazione. Andiamo dunque a vedere insieme tutti i dettagli.

Creare una video lezione direttamente da Classroom

Il primo metodo che vedremo è come creare una riunione da Google Classroom. Classroom è una App di Google for Education (ora Google Workspace for Education) estremamente potente, indispensabile per la gestione della classe che ha già integrato la possibilità di creare nuove stanze di Google Meet, il link si trova già nella parte in alto sulla sinistra. La home di Classroom è raggiungibile dal seguente link: classroom.google.com

Per renderlo visibile alla classe dobbiamo agire sul pannello di configurazione di Classroom, ingranaggio sulla parte alta alla destra della home e abilitiamo la visibilità agli studenti.

Creare una video lezione direttamente da Classroom

Abilitando il link di Google Meet su Classroom dobbiamo ricordare che questo ha delle funzionalità che rispecchiano le politiche di istituto, ossia quelle imposte da parte degli amministratori della G-Suite.

La struttura del link per creare la nuova videolezione con Meet a differenza degli altri è diversa. Inizia con il meet.google.com/lookup/ e poi una serie di numeri e lettere, questi ultimi potrebbe sembrare il codice della nostra stanza in realtà questo è un link molto particolare, diverso dagli altri, dietro al link c’è un comando che crea una stanza di Meet ogni volta che viene cliccato.

Dunque con Google Classroom si creano stanze di Meet con lo stesso Nickname ma con URL sempre diversi.

Come partecipare ad una riunione creata con Classroom:

  • cliccare sul link della home di Classroom (in alto a sinistra, visibile se attivato), il modo più semplice ed immediato!!!
  • inviare il link generato (bisognerebbe comunicarlo ogni volta, in quanto il link della stanza, come detto prima, cambia ogni volta)
  • inviare il Nickname agli studenti
  • invitare altre persone dal tasto aggiungi presente appena si apre la stanza di Meet

Se comunichiamo il link generato (es. meet.google.com/xxx-yyyy-zzz) questo una volta terminata la lezione non sarà più accessibile.

Pro

  • semplicissimo da usare, una volta abilitato il link non bisogna fare altro
  • non si rischia di trovare “intrusi”, possono accedere sono i componenti della classe

Contro

  • gli studenti possono accedere anche se non è presente il docente (si potrebbe ovviare a questo problema disabilitando il link a fine lezione ed abilitandolo poco prima di iniziare)

Generare una videolezione Meet con Google Calendar

Vediamo ora come creare una nuova riunione con Google Meet utilizzando Calendar, si parte quindi dalla creazione di un evento, si inserisce quindi il titolo, la data, il giorno, l’elenco degli invitati ed aggiungiamo infine la riunione con Google Meet. – calendar.google.com

Generare una videolezione di Meet con Google Calendar

Ad ogni partecipante sarà recapitata una email contenente il link da cliccare per partecipare alla lezione. Ma vediamo nello specifico come è strutturato un link di Meet:

  • la prima parte è sempre meet.google.com/ seguono dieci caratteri xxx-yyyy-zzz di questo tipo, questi dieci caratteri alfanumerici senza il trattino (-) costituiscono codice della stanza.

Con il link generato da Google Calendar chi è in possesso del link riesce ad accedere nella stanza, se fa parte del nostro dominio accede in automatico, altrimenti va accettato nella stanza dal proprietario.

Con la creazione dell’evento e di conseguenza della stanza Meet, ne siamo proprietari e di conseguenza possiamo gestire eventuali opzioni aggiuntive sulla stanza stessa, inoltre nessun partecipante potrà assumerne questo ruolo.

Si può usare questo metodo per effettuare i colloqui con i genitori, perché c’è la possibilità di far pervenire una mail con l’ora ed il giorno dell’incontro e si ha un promemoria sul proprio calendario.

Con Calendar si creano stanze Meet con URL ma senza Nickname, una volta fatto accesso nella room è possibile attraverso dei componenti aggiuntivi di Chrome registrare le presenze e le assenze in automatico.

Per partecipare alla riunione con stanza creata con Calendar puoi:

  • cliccare sul link inviato tramite email, Calendar lo manda in automatico agli invitati
  • inviare il link generato attraverso Classroom, e-mail, Whatsapp etc
  • invitare persone dal tasto aggiungi presente appena si apre la stanza

Pro

  • si è unici proprietari della stanza creata
  • tutti i partecipanti esterni al nostro dominio devono essere approvati da noi
  • la stanza resta aperta, non è necessario generare nuovi link (questo non scade mai) se vogliamo riutilizzarla
  • i partecipanti non possono invitare altre persone
  • ai partecipanti arriva un invito attraverso la posta elettronica
  • è possibile pianificare riunioni con semplicità

Contro

  • gli invitati possono entrare prima del proprietario (noi)
  • i ragazzi possono usare il link anche al di fuori della lezione – poiché il link non scade mai e di conseguenza non può essere chiuso
  • non viene creato un Nickname e di conseguenza si accede solo tramite URL.

Creare riunioni direttamente da Meet

Ora vediamo come creare riunioni direttamente da Meet, partiamo da https://meet.google.com/ e si va su “Partecipa ad un riunione o avviala”.

A questo punto il sistema ci suggerisce di indicare il Nickname, un’etichetta che noi assegniamo alla stanza che ci stiamo apprestando a creare. La room verrà creata anche se lasciamo vuoto il campo Nickname.

Creare riunioni direttamente da Meet

Il Nickname è diverso dal codice della stanza che abbiamo visto con Google Calendar, poiché innanzitutto lo scegliamo noi e poi è personalizzabile in base alle nostre esigenze. Comunicando il Nickname ai nostri studenti possono accedere senza problemi inserendolo nell’apposito campo della home di Google Meet, questo vale solo se si è nello stesso dominio. Il Nickname “Matematica1B” creato su Meet dell’istituto Facchinetti non vale per l’istituto Bernocchi!!!!

Una volta creata la stanza di Google Meet con Nickname il sistema genera un link, se necessario far intervenire soggetti esterni, potremmo comunicare questo ultimo o il suo codice (che corrisponde agli ultimi 10 caratteri del link senza trattini).

Bisogna ricordare che le stanze con Nickname verranno chiuse dopo che l’ultimo partecipante è uscito dalla stanza.

Cosa succede allora se qualcuno crea una stanza con lo stesso nome della nostra? Bene in questo caso la stanza non viene creata, facciamo un esempio. Abbiamo creato la nostra stanza con etichetta “LaboratorioChimicaPrime” e stiamo facendo lezione, il nostro collega dopo di noi fa la stessa procedura, inserendo lo stesso Nickname, succede una cosa prevedibile, il sistema lo vede come uno studente e lo fa entrare nella nostra stanza!!! A questo punto o crea un nuovo Nickname, questa volta diverso o lascia vuoto e fa fare tutto a Meet.

Come invitare partecipanti ad una riunione creata direttamente da Google Meet:

  • fornire il Nickname ed inviarlo tramite email, Classroom etc
  • fornire il link generato ed inviarlo Classroom, email, WhatsApp etc
  • invitare persone dal tasto aggiungi presente nella stanza Meet

Ricordiamo che per utilizzare al meglio Google Meet è fondamentale verificare la qualità della connessione, condividendo webcam e materiale vario è necessaria una linea internet con una velocità in grado di supportare la videochiamata. Al contrario si possono avere i classici problemi di video a scatti o voce distorta e di cattiva qualità, in casi estremi il sistema ci fa uscire dalla room o non ci fa effettuare presentazioni.

Pro

  • fornendo il Nickname possono entrare solo persone appartenenti al nostro dominio (alla nostra scuola)
  • semplice e veloce, si va su Meet e si è subito operativi

Contro

  • se creo la stanza con Nickname non posso darlo a soggetti esterni al dominio
  • chi entra per primo è proprietario della stanza
  • se si usa per le lezioni va creata ogni volta una stanza

Creare videolezioni da Gmail

E’ possibile creare videolezioni direttamente da GMail. Ora sulla nostra mail è presente la funzione “nuova riunione”, la trovate sulla sinistra nella parte in basso. Meet genera un nuovo URL, crea la stanza ma di questa non esiste il Nickname. Dunque creazione immediata con la possibilità di utilizzare la videoconferenza insieme alla lavagna digitale Google Jamboard.

Creare videolezioni da Gmail

Come far partecipare alla riunione creata direttamente da GMail:

  • fornire il link generato ed inviarlo attraverso Classroom, email etc
  • invitare un partecipante dopo aver avviato la stanza, Dettagli riunione > Aggiungi persona

Pro

  • estremamente veloce

Contro

  • non può essere programmata
  • se si usa per le lezioni va creata ogni volta una nuova stanza

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