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Guida a Google Documenti, le caratteristiche e le migliori funzioni offerte dall’App

Oggi parleremo di Google Documenti, spesso relegato negli strumenti di base, una app semplice da utilizzare di cui non se ne sfrutta appieno il suo potenziale. Vedremo quali sono le funzionalità più nascoste e quali sono gli strumenti meno conosciuti.

Google Documenti

Grazie a Documenti di Google è possibile non solo scrivere e modificare file di testo ma anche collaborare e condividerli facilmente. Ovviamente come la maggior parte delle App (Fogli, Presentazioni, Meet, Jamboard, GMail) è gratuita ed estremamente affidabile.

Google Documenti

Indice degli argomenti

Come avviare Google Documenti

All’interno della home page di Google dopo aver effettuato l’accesso attraverso il proprio account, si va sui 9 puntini e si cerca Google Documenti, in alternativa si può andare direttamente su docs.google.com.

Trovata l’applicazione si può cliccare sul pulsante + sulla sinistra ed aprire un documento vuoto ed iniziare a scrivere, in realtà una cosa molto utile è l’utilizzo dei modelli presenti nella galleria.

Documento vuoto

Partendo da un documento completamente vuoto, la prima cosa da fare è dare un titolo al documento, operazione molto importante anche per permettere una agevole ricerca del file successivamente. Inseriamo quindi il titolo sul primo rigo del documento e modifichiamo magari la tipologia di font e la dimensione in modo da creare maggiore risalto al titolo stesso rispetto al resto del testo.

Si inizia a questo punto ad inserire il testo nel documento, selezionando una dimensione adeguata del testo stesso, in grado di essere facilmente leggibile, oltre alla dimensione possono essere personalizzati le dimensioni dei paragrafi e dell’interlinea.

Modelli di Google Docs

Utilizzando un account G Suite Google for Education all’interno della galleria si trovano moltissimi modelli utilizzabili sia da docenti che da studenti.

Galleria modelli Google documenti

Questi si possono sfruttare semplicemente cliccando sul tema scelto dalla “Galleria Modelli”, i template sono diversi e quelli maggiormente utilizzati sono quelli a tema Istruzione come posso essere le diverse relazioni (Gioioso, Edizione tascabile, Semplice, Luxe, MLA, APA), la scheda del libro, appunti del corso, programmi della lezione etc…

Tutti i modelli sono modificabili con estrema facilità, selezionandone uno, si ha a disposizione subito del testo di base già pronto. Cliccando sulle varie caselle disponibili si ha la possibilità di personalizzare il documento seguendo una formattazione ben precisa, quella propria del modello scelto.

Non serve più salvare i documenti

Rispetto ai software a cui siamo abituati (Microsoft Word, LibreOffice Writer), su Google Documenti non è più necessario salvare il file, questa funzione è automatizzata ed inoltre è possibile rivedere una cronologia di modifiche del documento anche a distanza di tempo.

Inserimento di Immagini

Iniziamo con le immagini, dal menu inserisci c’è la possibilità di caricare sul documento una foto, questa può essere presa da quelle già presente sul proprio pc o in alternativa sfruttare le potenzialità di Google inserendo immagini direttamente attraverso la ricerca sul web.

Immagine del web

Senza uscire da Google Documenti su va su Inserisci –> Immagini –> Cerca su web e trovo moltissime immagini da poter sfruttare per rendere più interessante il mio documento. La maggior parte delle immagini che vengono visualizzate nella ricerca, possono essere riutilizzate a scopo educativo, quindi non c’è nessun problema anche a livello di copyright.

Selezionando l’immagine compaiono i tre puntini nella parte in basso a sinistra, cliccandoci sopra ci permettono di apportare modifiche su dimensione, colorazione, trasparenza e posizione rispetto al testo. La funzione opzioni immagini è attivabile anche facendo doppio click sull’immagine stessa.

Inserire link, video e mappe

Vediamo ora come inserire link all’interno del documento, selezioniamo il testo dal documento. Poi si va dal menu inserisci su link. Google Documenti suggerisce subito un collegamento con pagine web che hanno attinenza con il testo selezionato, quello che consiglio è comunque di cercare prima il link e successivamente copiarlo nell’apposita area, si conferma tutto con il pulsante blu “applica”.

Inserire un link di Youtube

Nel documento è possibile anche inserire link a video o playlist presenti su YouTube, per recuperare il collegamento è molto semplice, basta andare sul video cliccare su condividi e poi su copia. Inserito il link, una volta che ci si va sopra con il mouse si vede l’anteprima dello stesso.

Nel documento è possibile anche inserire link a Google Maps sia in 2D che in 3d di uno specifico luogo o città! A tal proposito ti consiglio di approfondire gli Hyperdocs.

Creare Mappe concettuali con Google Documenti

All’interno del documento è possibile inserire mappe concettuali sfruttando la funzione disegno. Attivare questo strumento è semplicissimo dal menu inserisci –> disegno –> nuovo dove sono presenti molti strumenti.

Mappe concettuali nel Docs

Tutti gli strumenti per creare le mappe all’interno di Docs:

  • caselle di testo di varie forme (cerchio, rettangolo, quadrato, torta, nuvola)
  • callout
  • linee che collegano le caselle di testo
  • frecce
  • immagini

Leggi anche il nostro articolo: come creare mappe mentali con Coggle.

Digitazione vocale

Interessante è la funzione digitazione vocale reperibile dal menu strumenti. La funzione si attiva solo se sul proprio dispositivo è presente un microfono, parlando in quest’ultimo Google documenti lo trasforma in testo, molto affidabile e precisa, naturalmente qualche termine necessita di correzione manuale, ma una volta provata non riuscirete più a farne a meno.

Caratteri speciali e Funzioni matematiche

Nel documento è possibile inserire anche tutti i caratteri speciali che non sono presenti sulla tastiera. Inserisci –> Caratteri speciali permette appunto di inserire una serie di simboli opportunamente catalogati. A tal proposito c’è un articolo sull’inserimento di Funzioni matematiche ed un video su Youtube.

Funzioni del Menu File

Menu File Google Docs

Passiamo in rassegna il menu File cercando di evidenziare le principali funzioni.

Condividi

La funzione che ci permettere di poter condividere il documento con altri, per attivarla basterà infatti inserire la mail del destinatario nell’apposito campo. E’ possibile condividere il documento come:

  • Visualizzatore (il soggetto non sarà abilitato alla modifica, in pratica può solo leggerne il contenuto)
  • Commentatore (si può solo inserire commenti, ma non effettuare modifiche al testo)
  • Editor (può commentare, modificare il documento, inserire immagini etc…)

Scarica

File –> Scarica. In questa parte del menu si può esportare il documento in diversi formati, abbiamo in questo caso la possibilità di avere il file sul nostro pc in diversi formati come .docx (Microsoft Word), in PDF in .txt (file di testo)

Cronologia versioni

Interessante funzione che ci permette di visualizzare le varie versioni del documento, è possibile anche confrontare le varie versioni e dargli un nome specifico, da questa area è possibile eventualmente caricare una versione precedente del documento.

Rinomina

File –> Rinomina: cambia il nome al documento.

Funzioni del Menu Formato

Analizziamo le funzioni presenti nel menu formato, particolarmente utili per la formattazione del documento di testo, molto simili anche ad altre App come Google Presentazioni e Google Fogli.

Menu formato Google Documenti

Testo

Formato –> Testo: permette di modificare il testo permettendo l’aumento e la diminuzione del carattere, permette anche di aggiungere grassetto, corsivo, sottolineato, barrato e di scrivere caratteri come apici o pedici.

Interlinea

La funzione permette di modificare i paragrafi e la distanza tra una riga e l’altra, ad esempio da questo menu si possono aggiungere spazi prima o dopo il paragrafo o creare delle spaziature personalizzate.

Colonne

Menu Formato –> Colonne: divide la pagina in più colonne, la pagina standard ha una sola colonna. Nelle opzioni è possibile impostare la spaziatura tra una colonna e l’altra e se si vuole o meno una linea tra le due.

Intestazione e piè di Pagina

L’intestazione ed il piè di pagina sono particolari aree del documento, rispettivamente quella superiore sopra il testo vero e proprio e quella inferiore al testo vero e proprio. In genere nel piè di pagine viene inserito il numero di pagine del documento e nell’intestazione il titolo dello stesso, naturalmente questo dipende molto dal tipo di layout che vogliamo dare all’intero foglio. Queste aree possono essere ulteriormente personalizzate con dimensioni specifiche dei margini ed hanno la possibilità di avere differenti formati sia per la prima pagina che per le pagine pari e dispari.

Numeri di Pagina

Inserisce il numero di pagina nel documento, la procedura è automatizzata e basta selezionare dove posizionarlo ed eventualmente da quale numerazione iniziare (si può quindi creare un documento dove la prima pagina inizia con un numero diverso da uno)

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